Excel จัดเป็นหนึ่งในโปรแกรม Microsoft office ที่ถูกใช้งานบ่อยที่สุด ซึ่งหลายคนคงผ่านการเรียนวิชาคอมพิวเตอร์พื้นฐานมาบ้างแล้ว และสำหรับเจ้าโปรแกรมคำนวณอย่าง Excel ก็ทำเอาหลายคนปวดหัวกับมันไม่น้อย
แต่ไม่ว่าคุณจะไม่ปลื้มมันยังไง เมื่อวันหนึ่งที่เข้าสู่ช่วงเข้าวัยทำงานแล้วดันต้องไปข้องเกี่ยวกับเจ้าโปรแกรมนี้ มันก็ยากจะหลีกเลี่ยง ดังนั้นในบทความนี้เราจึงรวบรวม 10 สุดยอดเทคนิคการใช้ Excel ที่จะให้ชีวิตดูง่ายขึ้นอีกเท่าตัว
1. ข้ามจากแผ่นงานหนึ่งไปยังอีกแผ่นงานหนึ่ง เพียงกด Ctrl + PgDn และ
Ctrl + PgUp
2. ข้ามจากข้อมูลในแถวท้ายสุด ไปยังข้อมูลแถวถัดไป เพียงกด Ctrl + ลูกศร
ซึ่งจริงๆ เราก็ใช้ลูกศรในการเคลื่อนที่ไปมาอยู่แล้ว แต่ถ้ากด Ctrl + ลูกศร ก็จะทำให้เปลี่ยนทิศได้ไวขึ้นกว่าเดิม
3. ใช้ปุ่ม shift เพื่อคลุมดำข้อความที่ต้องการ โดยกด Ctrl + Shift +ลูกศร
4. ใช้ปุ่มลัดในการแปลงค่า
Ctrl + Shift + ! สำหรับเปลี่ยนให้เป็นจุดทศนิยมสองตัว
Ctrl + Shift + $ สำหรับแปลงสกุลเงินเป็นดอลลาร์
Ctrl + Shift + % สำหรับเปลี่ยนเป็นเปอร์เซ็นต์
5. กด F4 เพื่อล็อคเซลล์
เมื่อคุณทำการคัดลอกสูตรใน Excel แต่ไม่ได้ต้องการก็อปไปทั้งเซลล์ วิธีแก้ง่ายๆ คือ เลือกเซลล์ที่ต้องการจากนั้นกด F4 เพื่อใส่เครื่องหมายดอลลาร์ $ และล็อกเซลล์
ถ้าคุณยังคงกด F4 มันก็จะวนไปวนมาระหว่าง ล๊อคทั้งคอลัมน์ถั้งแถว หรือล๊อคอย่างใดอย่างหนึ่ง หรือไม่ล๊อคเลย
6. รวมผลลัพธ์ด้วย CountIF และ SumIF
CountIF คือ การนับจำนวนแบบมีเงื่อนไข
มีสูตรคือ CountIF(range,criteria) ใส่ช่วงข้อมูลที่ต้องการให้นับ (Range) และใส่เงื่อนไขที่ต้องการให้นับ (Criteria)
ตัวอย่างเช่น ใส่ช่วงข้อมูลของค่าที่ต้องการนับ แล้วตามด้วยใส่เงื่อนไขที่กำหนด หรือมูลค่าที่ต้องการทราบ จากนั้นก็จะทำการคำนวณจำนวนเรื่องในคอลัมม์ B ที่ประพันธ์โดยนักเขียนที่เลือก
SumIF คือ การเพิ่มค่าที่เลือกด้วยเกณฑ์ที่กำหนดไว้
ในตัวอย่างนี้ คือต้องการนับยอดวิวของนักเขียนแต่ละท่าน ซึ่งช่วงเซลล์ (range) ของผลรวมแตกต่างจากช่วงเซลล์ชื่อผู้เขียน แต่ทั้งสองช่วงดันมีขนาดเท่ากัน ดังนั้นจึงทำการใส่จำนวนยอดวิวในคอลัมม์ E และตรงกับชื่อนักเขียนในคอลัมม์ B
7. ดับเบิลคลิกเพื่อทำการคัดลอก
ไม่จำเป็นต้องกดค้างไว้และลากเมาส์เพื่อคัดลอกสูตรหรือชุดข้อมูล เพียงดับเบิลคลิกที่กล่องเล็กๆ ที่มุมขวาล่างของเซลล์ก็จะทำการคัดลอกข้อมูลอย่างง่ายดาย
8.ใช้ & ในกรณีที่ต้องการรวมข้อความ
หากต้องการรวมคอลัมม์ชื่อกับคอลัมม์นามสกุลเข้าด้วยกันเช่นตัวอย่างด้านล่าง ให้กด =[คอลัมม์ชื่อ]&” “&[คอลัมม์นามสกุล] อย่าลืมกด space bar ตามสูตรล่ะ
9. ลบข้อมูลด้วย LEFT, RIGHT และ LEN
LEFT (ข้อความต้นฉบับ,จำนวนอักขระ)
LEN (นับจำนวนตัวอักษร)
RIGHT (ข้อความต้นฉบับ,จำนวนอักขระ)
10. สร้างค่าสุ่มด้วย RAND
สำหรับสูตรนี้คือ RAND() เป็นการใช้สร้างค่าสุ่มระหว่างค่า 0-1 สำหรับวงเล็บนั้นให้ปล่อยว่างไว้ไม่จำเป็นต้องใส่ข้อมูลใดๆ และค่าสุ่มใหม่นี้ก็จะถูกสร้างขึ้นทุกครั้งที่มีการคำนวณอีกครั้ง
ที่มา www.businessinsider.com